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商務(wù)英文書信的禮儀

時(shí)間:2020-12-30 09:48:16 書信 我要投稿

商務(wù)英文書信的禮儀

  商務(wù)英語(yǔ)書信(Business or Commercial English Correspondence)是指交易時(shí)所使用的通信。在美國(guó),常用Business writing,它包括書信、電報(bào)、電話、電傳、報(bào)告書、明信片等。

商務(wù)英文書信的禮儀

  英語(yǔ)和美語(yǔ)在書信體例方面存在著一定的差異,比如信頭和稱呼、書信格式、遣詞、結(jié)尾客套語(yǔ)等均有所不同。一般來說,英國(guó)書信較為保守,許多英國(guó)人喜歡用老式書信體,用詞較為正式刻板,而美國(guó)書信語(yǔ)言非常生氣、有活力,格式也較為簡(jiǎn)便。因此當(dāng)我們寫信的對(duì)象是英國(guó)或其舊殖民地國(guó)家時(shí),要使用標(biāo)準(zhǔn)式英語(yǔ)Queen’s English;如果寫信的對(duì)象是美國(guó)或美國(guó)勢(shì)力范圍的地區(qū)時(shí),就要用美國(guó)英語(yǔ)。當(dāng)然,英國(guó)式的語(yǔ)言文化近年來也有變化,但總體來說,兩者間的差異是很明顯的。

  商業(yè)英文書信,一般都要求用打字機(jī)或電腦整齊地打印,左邊各行開頭垂直的,稱為垂直式或齊頭式(Block style),美國(guó)常用這種格式;每段的第一個(gè)詞縮進(jìn)去,稱為縮進(jìn)式或鋸齒式(indented style),英國(guó)常用此格式。垂直式的職務(wù)及簽名都在左邊的邊欄界線,這種格式,在極度尊重工作效率的美國(guó)公司,已普遍采用。

  正式的商業(yè)英語(yǔ)書信要在稱呼的上方寫上收信公司名稱和地址或收信人的名字全稱、職務(wù)及地址,稱為信內(nèi)地址(Inside address)。信內(nèi)地址的寫法也有垂直式和縮進(jìn)式之分,垂直式和稱美國(guó)式將各行并列,縮進(jìn)式或稱英國(guó)式將各行依次退縮。不過,筆者注意到,近來英國(guó)商業(yè)書信信內(nèi)地址并未依次縮進(jìn),似乎與美國(guó)式相同。此外,在美國(guó)還流行一種普通收信人地址的寫法,就是在書信的Inside Address中,把門牌號(hào)和街名都省略掉。

  在英文書信中要使用敬語(yǔ),最普遍的敬語(yǔ)是Mr, Mrs和Miss(用于未婚女性)。英國(guó)人常在男性的姓名之后用Esq. (Esquire的縮寫),不過在商業(yè)上也在慢慢地改用Mr. Mmes. (Madam的復(fù)數(shù)形式),用于二個(gè)女士以上。Messrs(Mr的`復(fù)數(shù)形式)用于二個(gè)以上的男人,或用于二個(gè)以上的男人組成的公司或團(tuán)體。在英國(guó)式英文信里,Mr, Mrs, Messrs,均不加縮寫句點(diǎn),相反地趨向于進(jìn)步自由的美語(yǔ)反而加縮寫句點(diǎn)如Mr., Mrs., Messrs.。

  在稱呼方面,商業(yè)上最普遍的有Gentlemen(美國(guó)式)與Dear Sirs(英國(guó)式)二種,相當(dāng)于我國(guó)的"敬啟者"或"謹(jǐn)啟者"。如果信是寫給革個(gè)公司單位的,不是寫給某個(gè)具體人的,美語(yǔ)用Gentlemen(復(fù)數(shù)形式),英語(yǔ)用Dear Sirs。如果對(duì)方公司只一人時(shí),必須使用Sir/Dear Sir。稱呼后一般要使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),英國(guó)式采用逗號(hào)(comma),美國(guó)式用分號(hào)(colon)。

  書信結(jié)尾客套語(yǔ)(complimentary close)有多種,相當(dāng)于我國(guó)書信在結(jié)尾時(shí)使用的"敬禮"、"致敬"、"順安"等句。最為典型的美國(guó)式寫法是Sincerely和Best regards,典型的英國(guó)式表達(dá)有Yours sincerely(熟人或知道對(duì)方姓名),Best wishes, kind regards 和yours faithfully(不知姓名)。

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