接電話(huà)的禮儀介紹
■接電話(huà)時(shí)掌握讓對(duì)方等候的時(shí)間
在一般人的觀念里，為查看東西或資料，讓對(duì)方在電話(huà)里等5分鐘非常不應(yīng)該，但通常大家覺(jué)得讓對(duì)方等1分鐘是很“應(yīng)該”的。事實(shí)上，不管等多久，都會(huì)使對(duì)方感到很痛苦，因?yàn)樵诘却臅r(shí)間里，對(duì)方必須把話(huà)筒放在耳邊，什么事也不能做。所以在等待過(guò)程中，時(shí)間會(huì)被放大，1分鐘的等待時(shí)間會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得有5分鐘那么漫長(zhǎng)。
一般對(duì)方會(huì)問(wèn)：“大概需要多長(zhǎng)時(shí)間？”假如你認(rèn)為要15分鐘，你就不能回答“15分鐘或10分鐘”，而應(yīng)該說(shuō)“大約需要30分鐘的時(shí)間�！贝蟛糠秩苏J(rèn)為可能時(shí)間說(shuō)得越短，對(duì)方會(huì)越滿(mǎn)意。實(shí)際上如果在約好的時(shí)間內(nèi)沒(méi)有回電，反而會(huì)失禮。相反，本來(lái)預(yù)定30分鐘，卻在15分鐘內(nèi)完成，對(duì)方會(huì)覺(jué)得你很高效和重視這件事。
■傾聽(tīng)電話(huà)要耐心
不管是哪一類(lèi)公司，難免會(huì)接到顧客抱怨的.電話(huà)，如果因?yàn)楣镜腻e(cuò)誤，給對(duì)方造成困擾時(shí)，就算錯(cuò)誤發(fā)生在與自己無(wú)關(guān)的部門(mén)，也應(yīng)該誠(chéng)心誠(chéng)意地道歉。而且，此時(shí)最重要的一件事，就是要耐心地聽(tīng)對(duì)方的意見(jiàn)。因?yàn)橐话憬拥竭@種電話(huà)，都希望對(duì)方盡早掛斷，所以往往在對(duì)方說(shuō)到一半時(shí)，就不知不覺(jué)地插嘴說(shuō)：“關(guān)于這件事……”這種行為是很失禮的。這種情況下，耐心傾聽(tīng)能消除對(duì)方的不滿(mǎn)。
■即使對(duì)方打錯(cuò)電話(huà)也應(yīng)親切應(yīng)對(duì)
這種情形經(jīng)常會(huì)發(fā)生，所以要特別注意應(yīng)對(duì)的方式。最好的回答：“××公司，您好像打錯(cuò)電話(huà)了�！币欢ㄒ憩F(xiàn)出很客套的樣子，以避免給對(duì)方留下不愉快的印象。一般人在電話(huà)中聽(tīng)到與自己?jiǎn)挝粺o(wú)關(guān)的事，會(huì)不知不覺(jué)地變成很生硬的語(yǔ)氣，這點(diǎn)必須注意。
■隨時(shí)不忘說(shuō)“讓您久等了”
如果因?yàn)橛惺聸](méi)有及時(shí)接起電話(huà)，拿起電話(huà)第一句話(huà)就應(yīng)該說(shuō)：“對(duì)不起，讓您久等了�！痹诓殚嗁Y料讓對(duì)方等候時(shí)，無(wú)論時(shí)間多短，您也應(yīng)該說(shuō)一聲：“讓您久等了。”親切的致歉會(huì)讓對(duì)方感到溫暖和被尊重。
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